Personalberatungs- und Personalvermittlungsvertrag

zwischen

[Unternehmen]

Anschrift

– nachfolgend „Auftraggeber" (AG) –

und

KOSAM GmbH

Neue Mainzer Straße 84

60311 Frankfurt am Main

– nachfolgend „Auftragnehmer" (AN) –

wird folgender Personalberatungs- und Personalvermittlungsvertrag geschlossen.

§ 1 Vertragsgegenstand

1.1

Die Auftragnehmerin unterstützt die Auftraggeberin bei der Suche, Identifizierung, Direktansprache, Auswahl und Vermittlung von Fach- und Führungskräften sowie sonstigen Arbeitnehmern zur Festanstellung.

Hierzu gehören insbesondere Active Sourcing, Direktansprache, Personalberatung, Vorauswahl geeigneter Kandidaten, Durchführung von Erstinterviews sowie die Begleitung des gesamten Recruitingprozesses.

1.2

Dieser Rahmenvertrag gilt für sämtliche Einzelaufträge, die zwischen den Parteien schriftlich oder in Textform (z. B. E-Mail) vereinbart werden.

Abweichende Geschäftsbedingungen der Auftraggeberin finden keine Anwendung, sofern deren Geltung nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde.

1.3 Begriff des vermittelten Kandidaten

Als durch die Auftragnehmerin vermittelt gelten sämtliche Kandidaten,

die der Auftraggeberin namentlich vorgestellt wurden,

deren Bewerbungsunterlagen übermittelt wurden,

die durch die Tätigkeit der Auftragnehmerin erstmals auf die Auftraggeberin oder eine konkrete Vakanz aufmerksam geworden sind,

oder mit denen die Auftragnehmerin im Rahmen eines Recruitingprozesses einen dokumentierten Erstkontakt hergestellt hat.

Dies gilt unabhängig davon,

ob der Kandidat seine Bewerbung später selbst einreicht,

ob sich der Kandidat auf eine andere Position bewirbt,

ob die Bewerbung über eine andere Niederlassung erfolgt,

ob die Bewerbung über ein verbundenes Unternehmen erfolgt,

oder ob der Kandidat von der Auftraggeberin erneut angesprochen wird.

1.4 Schutzfrist

Der Schutz der Auftragnehmerin gilt für sämtliche Einstellungen eines durch die Auftragnehmerin identifizierten oder angesprochenen Kandidaten innerhalb von zwölf Monaten nach dem ersten dokumentierten Kontakt zwischen Auftragnehmerin und Kandidat.

1.5 Verbundene Unternehmen

Der Vergütungsanspruch besteht ebenfalls,

wenn das Arbeitsverhältnis mit

einer Niederlassung,

einer Tochtergesellschaft,

einer Muttergesellschaft,

einem Schwesterunternehmen,

oder einem gemäß § 15 AktG verbundenen Unternehmen

zustande kommt.

1.6 Eigenbewerbungen

Bewirbt sich ein Kandidat nach einem Erstkontakt mit der Auftragnehmerin eigenständig bei der Auftraggeberin oder einem verbundenen Unternehmen, bleibt der Vergütungsanspruch der Auftragnehmerin unberührt.

1.7 Umgehungsverbot

Die Auftraggeberin verpflichtet sich, den Vergütungsanspruch der Auftragnehmerin nicht dadurch zu umgehen, dass Kandidaten

zu einer Eigenbewerbung aufgefordert,

an andere Niederlassungen verwiesen,

an verbundene Unternehmen vermittelt,

oder über Dritte eingestellt werden.

Jede Einstellung eines zuvor durch die Auftragnehmerin identifizierten oder erstmals auf die Auftraggeberin aufmerksam gemachten Kandidaten gilt als provisionspflichtiger Vermittlungserfolg.

§ 2 Leistungsumfang

2.1

Die Auftragnehmerin analysiert gemeinsam mit der Auftraggeberin das Anforderungsprofil der zu besetzenden Position.

Hierbei werden insbesondere

Aufgabenbereich,

Qualifikationen,

Berufserfahrung,

Gehaltsrahmen,

Arbeitsort,

Remote-Anteil,

Benefits,

Unternehmensstruktur

sowie sonstige Anforderungen

festgelegt.

2.2

Die Auftragnehmerin entscheidet eigenverantwortlich über die geeigneten Recruitingmaßnahmen.

Hierzu gehören insbesondere

Active Sourcing,

Direktansprache,

Datenbankrecherche,

Social Recruiting,

Stellenanzeigen,

Talent Pools,

Empfehlungen,

Netzwerkrecherche

sowie sonstige geeignete Suchmaßnahmen.

2.3

Die Auftragnehmerin führt Erstgespräche mit geeigneten Kandidaten.

Diese umfassen insbesondere

Prüfung der fachlichen Qualifikation,

Prüfung der Wechselmotivation,

Prüfung der Gehaltsvorstellungen,

Prüfung der Verfügbarkeit,

Prüfung persönlicher Rahmenbedingungen.

2.4

Geeignete Kandidaten werden der Auftraggeberin mit einem Bewerberprofil oder Lebenslauf vorgestellt.

Die Auftragnehmerin entscheidet eigenständig, welche Informationen zur Beurteilung der Eignung erforderlich sind.

2.5

Die Auftragnehmerin begleitet den Recruitingprozess bis zur Entscheidung der Auftraggeberin.

Hierzu gehören insbesondere

Terminabstimmungen,

Feedbackgespräche,

Unterstützung bei Vertragsverhandlungen,

Kommunikation zwischen Kandidat und Auftraggeber,

Beratung während des Auswahlprozesses.

2.6 Keine Erfolgsgarantie

Die Auftragnehmerin schuldet keinen Vermittlungserfolg.

Die Verpflichtung der Auftragnehmerin besteht ausschließlich in der ordnungsgemäßen Durchführung der vereinbarten Such- und Beratungsleistungen.

§ 3 Vertraulichkeit, Datenschutz und Schutz der Kandidaten

3.1 Vertraulichkeit

Beide Vertragsparteien verpflichten sich, sämtliche im Rahmen dieses Vertrages erhaltenen Informationen vertraulich zu behandeln.

Dies gilt insbesondere für

Kandidatenprofile,

Lebensläufe,

Gehaltsinformationen,

Unternehmensinformationen,

Geschäftsgeheimnisse,

Recruitingstrategien,

Ansprechpartner,

Interviewergebnisse.

Die Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vertrages fort.

3.2 Datenschutz

Die Vertragsparteien verpflichten sich zur Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Personenbezogene Daten dürfen ausschließlich zur Durchführung dieses Vertrages verarbeitet werden.

3.3 Weitergabeverbot

Von der Auftragnehmerin überlassene Bewerbungsunterlagen, Kandidatenprofile oder sonstige Informationen dürfen ausschließlich für das jeweilige Besetzungsverfahren verwendet werden.

Eine Weitergabe an

andere Unternehmen,

verbundene Unternehmen,

Konzernunternehmen,

externe Berater,

Personalvermittler,

Headhunter

oder sonstige Dritte

bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung der Auftragnehmerin.

3.4 Kandidatenschutz

Die Auftraggeberin verpflichtet sich, sämtliche von der Auftragnehmerin vorgestellten oder identifizierten Kandidaten vertraulich zu behandeln.

Insbesondere dürfen Kandidateninformationen nicht verwendet werden, um den Kandidaten außerhalb des vereinbarten Recruitingprozesses unmittelbar oder mittelbar zu kontaktieren.

3.5 Nachweis des Erstkontaktes

Als ausreichender Nachweis eines Erstkontaktes zwischen Auftragnehmerin und Kandidat gelten insbesondere

CRM-Einträge,

E-Mail-Verkehr,

LinkedIn-Nachrichten,

Xing-Nachrichten,

WhatsApp,

SMS,

Gesprächsprotokolle,

Kalendertermine,

Telefonprotokolle,

Videokonferenzen,

Bewerbungsunterlagen,

Notizen aus Interviews,

sonstige dokumentierte Kommunikationsvorgänge.

Der Nachweis eines solchen Erstkontaktes genügt für die Annahme, dass der Kandidat durch die Auftragnehmerin identifiziert oder erstmals auf die Auftraggeberin aufmerksam gemacht wurde.

§ 4 Vergütung

4.1 Vermittlungshonorar

Kommt aufgrund der Tätigkeit der Auftragnehmerin ein Arbeitsvertrag zwischen einem Kandidaten und der Auftraggeberin zustande, erhält die Auftragnehmerin ein Vermittlungshonorar.

Das Honorar beträgt

25 % des vereinbarten ersten Bruttojahreszielgehalts des Kandidaten, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde.

Zum Bruttojahreszielgehalt zählen insbesondere

Grundgehalt

Weihnachtsgeld

Urlaubsgeld

garantierte Boni

garantierte Provisionen

variable Vergütungsbestandteile

geldwerte Vorteile (z. B. Dienstwagen), soweit vertraglich garantiert.

4.2 Entstehung des Vergütungsanspruchs

Der Vergütungsanspruch entsteht bereits mit Abschluss eines Arbeitsvertrages zwischen Kandidat und Auftraggeber.

Ob der Kandidat seine Tätigkeit tatsächlich aufnimmt oder später wieder beendet, ist hierfür grundsätzlich unerheblich.

4.3 Eigenbewerbungen

Der Vergütungsanspruch besteht ebenfalls, wenn

der Kandidat sich nach einem Erstkontakt mit der Auftragnehmerin selbst bewirbt,

der Kandidat sich über eine andere Niederlassung bewirbt,

der Kandidat sich auf eine andere Stelle bewirbt,

der Kandidat über ein verbundenes Unternehmen eingestellt wird,

der Kandidat durch eine spätere Kontaktaufnahme der Auftraggeberin eingestellt wird.

4.4 Andere Position

Der Vergütungsanspruch besteht ebenfalls, wenn der Kandidat nicht auf die ursprünglich besprochene Position eingestellt wird, sondern auf eine andere Position innerhalb der Unternehmensgruppe.

4.5 Andere Niederlassungen

Der Vergütungsanspruch besteht unabhängig davon,

welche Niederlassung,

welcher Standort,

welche Gesellschaft,

welches Konzernunternehmen,

welches verbundene Unternehmen

den Kandidaten einstellt.

4.6 Umgehungsschutz

Die Auftraggeberin verpflichtet sich, keine Maßnahmen zu ergreifen, die darauf gerichtet sind, den Vergütungsanspruch der Auftragnehmerin zu umgehen.

Hierunter fallen insbesondere

Aufforderungen zu Eigenbewerbungen,

Bewerbungen über andere Standorte,

Bewerbungen über Tochtergesellschaften,

spätere Neueinstellungen,

Einstellungen über Dritte,

Beschäftigungen als Freelancer,

Beschäftigungen als Werkstudent,

Beschäftigungen über Arbeitnehmerüberlassung,

Beschäftigungen als Berater,

oder sonstige Vertragsgestaltungen.

In sämtlichen Fällen bleibt der Honoraranspruch der Auftragnehmerin bestehen, sofern der Erstkontakt oder die erstmalige Aufmerksamkeit auf die Auftraggeberin durch die Auftragnehmerin erfolgte.

4.7 Vorbekannte Kandidaten

Ist ein Kandidat der Auftraggeberin bereits bekannt, so hat sie dies der Auftragnehmerin innerhalb von fünf Werktagen nach Erhalt des Kandidatenprofils schriftlich mitzuteilen.

Unterbleibt diese Mitteilung, gilt der Kandidat als durch die Auftragnehmerin eingebracht.

4.8 Nachbesetzung

Kündigt die Auftraggeberin oder der vermittelte Kandidat das Arbeitsverhältnis innerhalb der vereinbarten Probezeit, höchstens jedoch innerhalb von sechs Monaten nach Arbeitsbeginn, verpflichtet sich die Auftragnehmerin zu einer einmaligen kostenfreien Nachbesetzung derselben Position.

Voraussetzung ist, dass sämtliche Rechnungen vollständig bezahlt wurden.

Ein Anspruch auf Rückzahlung des Vermittlungshonorars besteht nicht.

§ 5 Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen

5.1

Die Auftragnehmerin ist berechtigt, ihre Rechnung unmittelbar nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrages zu stellen.

5.2

Die Rechnung ist innerhalb von 14 Kalendertagen nach Rechnungseingang ohne Abzug fällig.

5.3

Gerät die Auftraggeberin in Zahlungsverzug, gelten die gesetzlichen Verzugsregelungen.

Die Auftragnehmerin ist berechtigt, Verzugszinsen sowie sämtliche gesetzlichen Verzugskosten geltend zu machen.

5.4

Die Auftraggeberin informiert die Auftragnehmerin unverzüglich über

Vertragsunterzeichnung,

Arbeitsbeginn,

Bruttojahresgehalt,

Vertragsänderungen,

Beendigung des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Probezeit,

soweit diese Informationen für die Honorarberechnung erforderlich sind.

§ 6 Haftung

6.1

Die Auftragnehmerin haftet nicht für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der von Kandidaten gemachten Angaben oder eingereichten Unterlagen.

Insbesondere übernimmt die Auftragnehmerin keine Gewähr für

Zeugnisse,

Qualifikationen,

Berufserfahrung,

Referenzen,

Strafregisterauskünfte,

gesundheitliche Eignung,

persönliche Eigenschaften,

wirtschaftliche Leistungsfähigkeit oder

sonstige Angaben des Kandidaten.

Die Überprüfung dieser Angaben obliegt ausschließlich der Auftraggeberin.

6.2

Die Auftragnehmerin schuldet ausschließlich eine sorgfältige Auswahl und Vermittlung geeigneter Kandidaten.

Ein bestimmter Vermittlungserfolg oder die dauerhafte Eignung eines Kandidaten wird ausdrücklich nicht geschuldet.

6.3

Die Haftung der Auftragnehmerin ist – außer bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit oder Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit – auf den Betrag des tatsächlich gezahlten Vermittlungshonorars begrenzt.

6.4

Mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangener Gewinn oder sonstige Vermögensschäden sind ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

§ 7 Vertragsdauer und Kündigung

7.1

Dieser Rahmenvertrag tritt mit Unterzeichnung beider Vertragsparteien in Kraft.

Er wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

7.2

Der Vertrag kann von beiden Parteien mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende schriftlich gekündigt werden.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

7.3

Bereits laufende Recruitingprojekte bleiben von einer Kündigung unberührt.

Für sämtliche bis zum Wirksamwerden der Kündigung identifizierten oder angesprochenen Kandidaten gelten die Bestimmungen dieses Vertrages einschließlich der vereinbarten Schutzfrist fort.

7.4

Der Vergütungsanspruch bleibt bestehen, wenn innerhalb der vereinbarten Schutzfrist ein Arbeitsverhältnis mit einem durch die Auftragnehmerin identifizierten oder erstmals auf die Auftraggeberin aufmerksam gemachten Kandidaten zustande kommt.

§ 8 Schlussbestimmungen

8.1 Schriftform

Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform (§ 126b BGB), sofern gesetzlich keine strengere Form vorgeschrieben ist.

Dies gilt auch für die Änderung dieser Schriftformklausel.

8.2 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.

Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Regelung gilt diejenige rechtlich zulässige Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Regelung am nächsten kommt.

8.3 Aufrechnung

Die Auftraggeberin ist zur Aufrechnung oder Zurückbehaltung nur berechtigt, soweit ihre Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt oder unbestritten sind.

8.4 Übertragbarkeit

Die Auftragnehmerin ist berechtigt, Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag auf ein verbundenes Unternehmen oder einen Rechtsnachfolger zu übertragen.

8.5 Anwendbares Recht

Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Die Anwendung des UN-Kaufrechts ist ausgeschlossen.

8.6 Gerichtsstand

Soweit gesetzlich zulässig, ist ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz der Auftragnehmerin.

§ 9 Schlussregelungen

9.1 Mitteilungspflichten

Die Auftraggeberin verpflichtet sich, die Auftragnehmerin unverzüglich über folgende Ereignisse zu informieren:

Einladung eines Kandidaten zum Vorstellungsgespräch,

Durchführung weiterer Auswahlgespräche,

Übersendung eines Vertragsangebots,

Abschluss eines Arbeitsvertrages,

Arbeitsbeginn,

Ablehnung des Kandidaten,

Beendigung des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Probezeit.

9.2 Auskunftsanspruch

Die Auftragnehmerin ist berechtigt, alle zur Berechnung ihres Honoraranspruchs erforderlichen Informationen anzufordern.

Hierzu zählen insbesondere:

Bruttojahreszielgehalt,

Eintrittsdatum,

Art des Arbeitsverhältnisses,

vereinbarte Bonuszahlungen,

geldwerte Vorteile.

9.3 Vertragsstrafe bei vorsätzlicher Umgehung

Verletzt die Auftraggeberin vorsätzlich ihre vertraglichen Pflichten, indem sie den Vergütungsanspruch der Auftragnehmerin bewusst umgeht – insbesondere durch Veranlassung einer Eigenbewerbung, Einschaltung Dritter oder Einstellung über andere Niederlassungen oder verbundene Unternehmen –, verpflichtet sie sich zur Zahlung des vertraglich vereinbarten Vermittlungshonorars. Weitergehende gesetzliche Schadensersatzansprüche bleiben unberührt.